MANAJEMEN ADMINISTRASI

Manajemen adalah suatu ilmu atau seni mengenai perencanaan, pengambilan keputusan, pengorganisasian, pengendalian, dan kepemimpin segala sumber daya yang dimiliki dan digunakan atau dikelola secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan. Tujuan siapa? Individu atau organisasi? Bisa kedua-duanya.

Melalui tulisan ini, saya akan memfokuskan manajemen pada organisasi, walaupun ada kegiatan manajerial pada individu. Kita pasati tahu, organisasi ada manusia-manusia yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Mereka menetapkan suatu rencana, mereka melaksanakannya dan proses tersebut dilakukan dengan seksama dan diawasi oleh mereka supaya rencana yang telah ditetapkan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Salah satu bagian yang sangat penting dari suatu organisasi adalah administrasi. Administrasi terdapat unsur penataan dan pengelolaan suatu kegiatan untuk mempermudah mencapai tujuan. Disamping itu, di dalam organisasi ada yang namanya tata usaha. Tata usaha adalah suatu peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.

Administrasi merupakan proses penyelenggaraan organisasi secara menyeluruh, sedangkan tata usaha sebagai kegiatan pencatatan, penggolongan data, dan tulis-menulis dari proses tersebut.

Tata usaha sifatnya membantu atau menunjang kelancaran pekerjaan inti organisasi sehingga tata usaha merupakan unsur administrasi dalam suatu organisasi. Tata usaha menunjang administrasi sebagai proses kegiatan organisasi sehingga merupakan keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasioanlitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama, maka kegiatan usaha amat diperlukan dalam suatu kantor.

Tata usaha mempunyai sifat-sifat berikut:
1. Besifat pelayanan, yaitu melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan.
2. Bersifat menyeluruh, yaitu mencakup semua urusan dan keterangan dalam perkantoran.

Dengan demikian, tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut :

1. Korespondensi dan laporan, kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi ataupun kantor samapi pada persiapan hal-hal yang harus dilapokan kepada pimpinan.
2. Tata hubungan, yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon serta faksimile atau internet.
3. Pencatatan dan perhitungan, kegiatan ini berhubungan denga data-data laporan, data statistik, dll.
4. Kearsipan, hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting dan berkaitan dengan kegiatan organisasi.

Dari peranan-peranan tata usaha tersebut, maka tata usaha merupakan proses penyelenggaraan yang berwujud 6 pola, yaitu :
1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untuk diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan yang diperlukan hingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern sekarang ini termasuk pola mematerikan keterangan-keterangan itu dengan alat-alat perekan suara sehingga dapat didengar.
3. Mengelola, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Mengadakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak ke pihak lain.
6. Menyimpan, yaitu menaruh alat dengan berbagai cara dan ditempatkan di tempat tertentu.

Masing-masing pola tata usaha ini, apabila dijalankan pada suatu organisasi akan menjadi berbagai kegiatan kerja ketatausahaan atau yang biasa disebut pekerjaan kantor. Dengan demikian, tata usaha sangatlah penting bagi suatu organisasi. Dengan adanya aktivitas tata usaha, maka pimpinan dapat memperoleh data yang bermanfaat yang dijadikan dasar tindakan-tindakan dan kebijakan-kebijakan yang akan dilaksanakan dalam pencapaian tujuan.

Lowongan Kerja sbg SEKRETARIS >> Perusahaan :PT. Starlinger & Co.
(Engineering - Others)Pusat penjualan Mesin Karung Plasting After sales Service>> Lokasi : Surabaya >> Pengalaman 2 tahun >> Syarat :Wanita usia 23 ndash 35 tahun Diutamakan Min. Lulusan D3 Sekretaris Pengalaman Kerja dibidangnya min. 2 tahun Bisa berbahasa Inggris lisan dan tulisan >> Batas Akhir : 22-10-2011

Peran Dan Tugas SEKRETARIS

Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :

1. Peranan sekretaris terhadap atasan :

a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.

2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :

a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
b. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.

Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu :

1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan.
4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.

Peranan sekretaris dalam melakukan pendekatan terhadap bawahan sangat penting. Peranan sekretaris terhadap bawahan ataupun yang lainnya biasanya dikenal dengan istilah hubungan antar manusia atau lebih dikenal dengan istilah ”human relations”.

Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.

Semua organisasi memerlukan human relation. Sekretaris harus dapat membiasakan diri dalam kehidupan sehari-hari dengan berbagai macam tipe manusia atau dapat bergaul (memiliki keahlian interpersonal yang cakap).

Seorang sekretaris supaya dapat mengatasi permasalahan dalam hubungan antar manusia atau menjalin hubungan dengan manusia yang lain dengan baik, ia harus memahami kehendak dasar orang, apa yang mereka perkirakan dan perlukan dari orang-orang di tempat mereka bekerja. Menurut Abraham Maslow, ada kebutuhan yang harus dipenuhi oleh manusia dan kebutuhan ini bersifat hierarki. Artinya, seorang manusia tidak akan memenuhi kebutuhannya yang lain sebelum ia memenuhi kebutuhan yang harus dipenuhinya terlebih dahulu. Menurut Abraham Maslow, kebutuhan manusia dibagi menjadi 5 dan bersifat hierarki, yaitu :

1. Kebutuhan fisiologis, seperti sandang, pangan, dan papan. Inilah kebutuhan mendasar bagi manusia.
2. Kebutuhan keamanan, kebutuhan untuk bebas dari kekhawatiran akan hal-hal yang akan dialami di masa depan, seperti uang pensiun, keamanan, kehidupan hari tua yang terjamin, dll.
3. Kebutuhan sosial, kebutuhan yang diperoleh dari interaksi sosial, seperti rasa cinta dari orang lain, diterima oleh rekan kerja, dll.
4. Kebutuhan akan penghargaan diri, seperti penghormatan dari orang lain, reputasi, status, dll.
5. Kebutuhan aktualisasi diri, kebutuhan akan terpenuhinya keinginan manusia yang sempurna, seperti realisasi potensi diri untuk terus tumbuh dan pengembangan diri.

Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut :
1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting.
4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan.
8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan.
9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10. Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.

Dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pada setiap orang untuk menjadi lebih baik, harus ada motivasi atau semangat kerja. Hal ini sangat penting bagi sekretaris terutama sekretaris eksekutif atau manajer karena mereka mempunyai tugas ganda, yaitu tugas terhadap kegiatan pimpinan sehari-hari dan tugas terhadap koordinasi maupun pengendalian bawahan.

Definisi Sekretaris menurut beberapa ahli ?

1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.

2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.

Bagaimana menjadi SEKRETARIS yang BAIK ?

Sekretaris yang baik atau asisten pribadi dapat menghemat banyak waktu jika digunakan sebagai sekretaris nyata dan tidak hanya pengetik steno. Sekretaris yang baik akan baik mendapat orang yang tepat atau pengganti yang dapat diterima.
Di antara fungsi-fungsi lain yang berguna sekretaris penghemat waktu adalah:
1. Dapatkan dikte untuk memproses pekerjaan apa yang harus dilakukan
2. Membaca dan memilah-milah jenis bahan
3. Menyimpan catatan bos
4. Mengatur atau memblokir telepon yang tidak diinginkan pribadi atau penelepon (esp. jika pertemuan yang sedang berlangsung); lokal atau SLJJ.
5. Perencanaan jadwal perjalanan dan pertemuan
6. Menjaga mengisi order; umum file, file pribadi (folder), cek kartu dan daftar (index);
7. Bertindak sebagai penelitian dan sumber informasi
8. Membuat catatan tanggal dan bos itu
9. Mengatur perjalanan; hotel, resepsi, tiket pesawat, bus, dan sebagainya
10. Memberi hadiah atau kado, pengiriman bunga, keluarga atau pasangan alamat
11. Catatan tanggal pernikahan, ulang tahun dan resepsi
12. Mengatur lalu lintas bos, rekening bank
13. Mengatur eksekutif korespondensi
14. Lanjutkan teks pidato
15. Selamat datang para pelanggan, relasi, tamu untuk kesan baik dari perusahaan jasa
16. Mengatur dan melanjutkan data dan statistik secara terbatas
17. Mempersiapkan berbagai materi untuk informasi
18. Mengatur pembelian kecil untuk kantor dan kebutuhan bos
19. Sebagai mediator antara atasan dan bawahan
20. Bertindak seolah-olah manajer kantor untuk bos
21. Mengatur pertemuan dan menit
22. Ikuti berita dari media massa
23. Ikuti seminar atau bekerja belanja
24. Mengatur bos hobi atau istirahat
25. Tahu organisasi berjalan

Pengertian Administrasi

Administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan
arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.